مشخصات و راهنمای تکمیل
اطلاعات رویداد
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| نام نمایشگاه: ................................................................................................................ | ………… | ………… | |
| تاریخ و محل برگزاری: ..................................................................................................... | ………… | ………… | |
| هدف اصلی حضور: .............................................................................................................. | ………… | ………… | |
| مدیر پروژه / مسئول نهایی: ............................................................................................... | ………… | ………… | |
| بودجه مصوب: ............................................. هدف خروجی / فروش: ............................................. | ………… | ………… | |
| نسخه / تاریخ آخرین به‌روزرسانی چک‌لیست: .......................................................................... | ………… | ………… |
روش استفاده: برای هر اقدام، مسئول مشخص و مهلت واقعی تعیین کنید. «انجام شد» فقط زمانی تیک بخورد که خروجی قابل مشاهده یا تست‌شده وجود داشته باشد. موارد نامرتبط را حذف و اقدامات اختصاصی صنعت یا برگزارکننده را اضافه کنید.
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۱. هدف، استراتژی و معیار موفقیت
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| یک هدف اصلی برای حضور انتخاب شود: فروش مستقیم، تولید سرنخ، ایجاد فرصت فروش، برندینگ، شبکه‌سازی، معرفی محصول یا توسعه کانال. | ………… | ………… | |
| اهداف فرعی مشخص شوند و با هدف اصلی تعارض نداشته باشند. | ………… | ………… | |
| اهداف عددی تعیین شوند: تعداد گفت‌وگو، لید خام، لید واجد شرایط، جلسه رزروشده، دمو، پیشنهاد قیمت، فرصت فروش و فروش نهایی. | ………… | ………… | |
| تعریف دقیق لید واجد شرایط و معیارهای A/B/C یا Hot/Warm/Cold مکتوب شود. | ………… | ………… | |
| مخاطب هدف و شاخص‌های عدم‌صلاحیت (Disqualifiers) مشخص شوند. | ………… | ………… | |
| بودجه کامل شامل غرفه، ساخت، حمل، نیروی انسانی، سفر، اقامت، تبلیغات، هدایا، پذیرایی، تجهیزات و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده بسته شود. | ………… | ………… | |
| نقطه سربه‌سر محاسبه شود: چه میزان فروش یا ارزش فرصت فروش، هزینه حضور را توجیه می‌کند؟ | ………… | ………… | |
| سناریوی حداقلی، هدف و خوش‌بینانه برای خروجی نمایشگاه تعریف شود. | ………… | ………… | |
| مدیر پروژه، تصمیم‌گیر نهایی، جانشین او و مسیر حل اختلاف مشخص شوند. | ………… | ………… | |
| داشبورد و گزارش روزانه/نهایی از قبل تعریف شود؛ شاخص، منبع داده و مسئول گزارش روشن باشد. | ………… | ………… | |
| معیار توقف، تغییر برنامه یا افزایش منابع در صورت عملکرد ضعیف/قوی تعیین شود. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۲. مخاطب، پیام و پیشنهاد ارزش
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| پروفایل مشتری ایده‌آل (ICP) تعریف شود: صنعت، اندازه شرکت، نقش تصمیم‌گیر، جغرافیا و سطح بلوغ نیاز. | ………… | ………… | |
| سه مسئله یا نیاز اصلی مخاطب هدف شناسایی و به زبان خود مشتری بیان شود. | ………… | ………… | |
| پیام اصلی غرفه در یک جمله ساده پاسخ دهد: برای چه کسی، چه مسئله‌ای را، با چه ارزشی حل می‌کنیم؟ | ………… | ………… | |
| معرفی ۱۰ ثانیه‌ای و نسخه ۳۰ ثانیه‌ای برای اعضای تیم نوشته و تمرین شود. | ………… | ………… | |
| برای هر گروه مخاطب، پیشنهاد ارزش و اقدام بعدی (CTA) مشخص شود. | ………… | ………… | |
| پیشنهاد اختصاصی نمایشگاه، در صورت وجود، روشن و قابل اجرا باشد؛ از تخفیف بی‌هدف پرهیز شود. | ………… | ………… | |
| پاسخ‌های استاندارد به اعتراض‌های پرتکرار مانند قیمت، زمان اجرا، ریسک، مقایسه با رقبا و نیاز به بررسی آماده شود. | ………… | ………… | |
| پیام‌ها با وب‌سایت، بروشور، شبکه‌های اجتماعی و گفتار تیم هماهنگ باشند. | ………… | ………… | |
| ادعاهای محصول، آمارها، مشتریان مرجع و مزیت‌های رقابتی قابل اثبات و به‌روز باشند. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۳. فهرست مخاطبان و دعوت پیش از رویداد
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| فهرست مشتریان فعلی، مشتریان بالقوه، حساب‌های هدف، شرکا، رسانه‌ها و افراد اثرگذار آماده شود. | ………… | ………… | |
| حساب‌های کلیدی بر اساس ارزش بالقوه و احتمال تبدیل اولویت‌بندی شوند. | ………… | ………… | |
| دعوت شخصی‌سازی‌شده از ۲ تا ۳ هفته قبل آغاز شود؛ پیام دعوت دلیل مشخصی برای ملاقات داشته باشد. | ………… | ………… | |
| تماس یا پیام یادآوری برای مخاطبان مهم برنامه‌ریزی شود. | ………… | ………… | |
| جلسه‌های از پیش تعیین‌شده در تقویم ثبت شوند و مالک هر جلسه مشخص باشد. | ………… | ………… | |
| لینک رزرو جلسه، بازه‌های زمانی، محل ملاقات و اطلاعات تماس تست شوند. | ………… | ………… | |
| فهرست افراد مهم و وضعیت دعوت/تأیید/عدم پاسخ در یک فایل یا سامانه مشترک نگهداری شود. | ………… | ………… | |
| برای مشتریان فعلی، هدف ملاقات روشن باشد: توسعه حساب، بازخورد، تمدید، معرفی قابلیت یا حل مسئله. | ………… | ………… | |
| برنامه دعوت و هماهنگی با شرکا، سخنرانان، برگزارکننده و رسانه‌ها مشخص شود. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۴. طراحی غرفه و تجربه بازدیدکننده
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| نقشه غرفه، ابعاد، جهت بازشدن، ورودی‌ها، محدودیت‌های سازه و مقررات برگزارکننده بررسی شود. | ………… | ………… | |
| آزمون سه‌ثانیه‌ای انجام شود: از فاصله عبور، مشخص است شرکت چه می‌کند و چرا مهم است؟ | ………… | ………… | |
| لوگو، پیام اصلی و CTA از مسیرهای اصلی رفت‌وآمد قابل مشاهده باشند. | ………… | ………… | |
| چیدمان مسیر روشنی داشته باشد: جذب، گفت‌وگوی کوتاه، دمو/مذاکره، ثبت اطلاعات و تعیین قدم بعدی. | ………… | ………… | |
| فضای دمو، مذاکره جدی، پذیرایی و نگهداری وسایل متناسب با نیاز تعریف شود. | ………… | ………… | |
| متن‌ها کوتاه، خوانا و از فاصله مناسب قابل دیدن باشند. | ………… | ………… | |
| نور، صدا، تهویه، برق، اینترنت و محدودیت‌های فنی با سناریوی واقعی بررسی شوند. | ………… | ………… | |
| مبلمان و تعداد صندلی‌ها با حجم و نوع تعامل مورد انتظار متناسب باشد. | ………… | ………… | |
| QRها و محل ثبت اطلاعات واضح و در دسترس باشند. | ………… | ………… | |
| غرفه از نظر دسترس‌پذیری، ایمنی، نظم، کابل‌های روی زمین و مسیر خروج بررسی شود. | ………… | ………… | |
| نمونه محصول، ماکت، نمایشگر، بروشور و هر عنصر غرفه کارکرد مشخصی داشته باشد. | ………… | ………… | |
| عکس/ویدئوی طرح نهایی و تأییدیه کتبی پیمانکار/برگزارکننده دریافت شود. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۵. تیم، نقش‌ها و آمادگی فروش
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| اعضای تیم بر اساس مهارت ارتباطی، دانش محصول، توان تشخیص نیاز و مذاکره انتخاب شوند. | ………… | ………… | |
| برای هر نقش مسئول تعیین شود: استقبال، Qualification، دمو، مذاکره، ثبت لید، مدیریت صف، عملیات و محتوا. | ………… | ………… | |
| شیفت‌ها، زمان استراحت، پوشش ساعات شلوغ و جانشین هر نقش تنظیم شود. | ………… | ………… | |
| لباس، کارت شناسایی، ظاهر حرفه‌ای و استاندارد رفتار تیم هماهنگ شود. | ………… | ………… | |
| جملات شروع مکالمه، پرسش‌های کشف نیاز و پرسش‌های تشخیص صلاحیت آماده شوند. | ………… | ………… | |
| FAQ، اطلاعات قیمت، بسته‌ها، شرایط قرارداد، تخفیف و حدود اختیار مذاکره در یک برگه خلاصه شود. | ………… | ………… | |
| مرزهای وعده‌دادن مشخص شود؛ اعضا چه چیزهایی را مجازند قول بدهند و چه چیزهایی نیازمند تأیید است؟ | ………… | ………… | |
| تمرین نقش‌آفرینی کامل انجام شود: شروع، کشف نیاز، ارائه ارزش، اعتراض، CTA و ثبت لید. | ………… | ………… | |
| سناریوی برخورد با بازدیدکننده عجول، نامرتبط، ناراضی، رقیب یا خبرنگار تمرین شود. | ………… | ………… | |
| هدف روزانه و شاخص هر نقش به تیم اعلام شود؛ رقابت داخلی نباید کیفیت تجربه مشتری را خراب کند. | ………… | ………… | |
| جلسه توجیهی نهایی برگزار و اطلاعات تماس همه اعضا در دسترس باشد. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۶. محتوا، تبلیغات و روابط عمومی
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| برنامه محتوا قبل، حین و بعد از نمایشگاه با مسئول و زمان انتشار مشخص شود. | ………… | ………… | |
| صفحه فرود اختصاصی یا صفحه معرفی نمایشگاه آماده و روی موبایل تست شود. | ………… | ………… | |
| کاتالوگ کوتاه، نسخه دیجیتال، معرفی محصول، مطالعات موردی و فایل ارائه آماده شوند. | ………… | ………… | |
| QRهای جداگانه برای ثبت لید، دانلود محتوا، رزرو جلسه و شبکه‌های اجتماعی در صورت نیاز ساخته و تست شوند. | ………… | ………… | |
| متن دعوت، ایمیل، پیامک، پست شبکه اجتماعی و پیام یادآوری آماده شوند. | ………… | ………… | |
| عکس‌ها، لوگوها، فایل‌های ویدئویی و قالب‌های گرافیکی در دسترس تیم باشند. | ………… | ………… | |
| مسئول عکاسی/فیلم‌برداری، رضایت افراد و قواعد انتشار تصاویر مشخص شود. | ………… | ………… | |
| سخنگوی شرکت، پیام‌های کلیدی و مسیر پاسخ به پرسش‌های رسانه‌ای تعیین شوند. | ………… | ………… | |
| هدایا یا مسابقه احتمالی به هدف تجاری مشخص و جمع‌آوری اطلاعات مجاز و شفاف متصل شوند. | ………… | ………… | |
| برنامه انتشار پس از نمایشگاه برای ادامه گفت‌وگو و پیگیری طراحی شود. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۷. ثبت لید، سامانه فروش و پیگیری
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| فرم اختصاصی نمایشگاه با حداقل داده‌های ضروری در CRM ساخته شود: نام، موبایل، شرکت/سمت، نیاز، علاقه و یادداشت مکالمه. | ………… | ………… | |
| منبع لید، نام نمایشگاه، تاریخ، کمپین و در صورت نیاز شماره غرفه در رکورد ثبت شود. | ………… | ………… | |
| فیلدهای اولویت، وضعیت، مالک لید و قدم بعدی مشخص شوند. | ………… | ………… | |
| فرم در گوشی‌های واقعی، اینترنت ضعیف و دستگاه‌های مختلف تست شود. | ………… | ………… | |
| مسیر ورود لید به فرایند فروش و برخورد با رکورد تکراری (Duplicate) تعریف شود. | ………… | ………… | |
| برای لیدهای مهم، مسئول پیگیری و مهلت تماس بعدی همان‌جا تعیین شود. | ………… | ………… | |
| وظیفه‌ها، یادآورها و اتوماسیون‌های اولیه پیش از نمایشگاه ساخته و آزمایش شوند. | ………… | ………… | |
| رضایت برای تماس یا ارسال پیام و نحوه نگهداری اطلاعات مطابق الزامات حریم خصوصی رعایت شود. | ………… | ………… | |
| روش جایگزین ثبت اطلاعات در صورت قطع اینترنت (فرم آفلاین/برگه شماره‌گذاری‌شده) آماده شود. | ………… | ………… | |
| داشبورد تعداد لید، کیفیت، جلسات، فرصت‌ها و عملکرد هر شیفت آماده باشد. | ………… | ………… | |
| یک نفر مسئول کنترل کیفیت داده‌ها و رفع خطاهای ثبت باشد. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۸. قراردادها، امور مالی و تأمین‌کنندگان
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| قرارداد و تعهدات برگزارکننده، پیمانکار غرفه، چاپخانه، حمل‌ونقل و تأمین‌کنندگان مرور شود. | ………… | ………… | |
| موعد پرداخت‌ها، جریمه‌ها، تعهدات تحویل و شرایط لغو روشن باشد. | ………… | ………… | |
| مجوزهای لازم برای غرفه، نصب، نمایش محصول، پخش صدا، تصویربرداری و توزیع اقلام بررسی شود. | ………… | ………… | |
| فاکتورها، رسیدها، تنخواه و مسئول تأیید هزینه‌ها مشخص شوند. | ………… | ………… | |
| سقف هزینه روزانه و مسیر تأیید هزینه اضطراری تعیین شود. | ………… | ………… | |
| شماره تماس و مسئول پاسخ‌گویی هر تأمین‌کننده در یک فهرست مشترک ثبت شود. | ………… | ………… | |
| تعداد، کیفیت، زمان و محل تحویل اقلام چاپی و تبلیغاتی کنترل شود. | ………… | ………… | |
| برای تأخیر یا عدم تحویل پیمانکار، گزینه جایگزین و مسئول تصمیم‌گیری مشخص باشد. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۹. لجستیک، تجهیزات و زیرساخت
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| راهنمای برگزارکننده، ساعت ورود و خروج، محل بارگیری، پارکینگ، کارت‌ها و مجوزها نهایی شود. | ………… | ………… | |
| حمل غرفه و تجهیزات زمان‌بندی و برای هر بسته برچسب رویداد، محل و مسئول درج شود. | ………… | ………… | |
| فهرست بسته‌بندی (Packing List) تهیه و یک نفر مسئول شمارش اقلام شود. | ………… | ………… | |
| تجهیزات اصلی و قطعات یدکی: لپ‌تاپ، نمایشگر، تبدیل‌ها، کابل، چندراهی مجاز، شارژر، پاوربانک و هدست بررسی شوند. | ………… | ………… | |
| اینترنت اصلی و پشتیبان، هات‌اسپات، سیم‌کارت و دسترسی‌های لازم آزمایش شوند. | ………… | ………… | |
| نسخه آفلاین دمو، ویدئوی پشتیبان، فایل ارائه و نسخه‌های محلی ذخیره شوند. | ………… | ………… | |
| برق، صدا، تصویر، QR و دمو در محل یا با شبیه‌سازی کامل تست شوند. | ………… | ………… | |
| آب، پذیرایی، داروهای عمومی/کمک‌های اولیه، وسایل نظافت و اقلام شخصی تیم پیش‌بینی شوند. | ………… | ………… | |
| امنیت تجهیزات گران‌قیمت و محل نگهداری وسایل شخصی مشخص شود. | ………… | ………… | |
| مسیر رفت‌وآمد، اقامت، زمان حضور، وعده غذایی و دسترسی اعضای تیم هماهنگ شود. | ………… | ………… | |
| برای خرابی دمو، قطع اینترنت، تأخیر بار، غیبت عضو کلیدی و شلوغی غیرمنتظره برنامه جایگزین آماده شود. | ………… | ………… |
بخش اول | قبل از نمایشگاه
۱۰. چک نهایی ۷۲ ساعت آخر
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| اهداف، KPIها، بودجه، قرارهای رزروشده و فهرست مخاطبان مهم نهایی شده‌اند. | ………… | ………… | |
| طرح غرفه، تابلوها، تاریخ‌ها، شماره تماس‌ها، QRها و فایل‌ها بازبینی نهایی شده‌اند. | ………… | ………… | |
| تمام اقلام تحویل شده‌اند یا محل و زمان دریافت آن‌ها قطعی است. | ………… | ………… | |
| نقش‌ها، شیفت‌ها، ساعت حضور و مسئول هر بخش به همه اعلام شده است. | ………… | ………… | |
| تمرین نهایی تیم، FAQ، قیمت‌ها، حدود اختیار مذاکره و مسیر ارجاع انجام شده است. | ………… | ………… | |
| دمو کامل تست شده و نسخه آفلاین و سناریوی جایگزین آماده است. | ………… | ………… | |
| فرم، سامانه فروش، ورود داده، وظیفه‌ها و اتوماسیون روی موبایل واقعی تست شده‌اند. | ………… | ………… | |
| اقلام بسته‌بندی شده و شمارش نهایی انجام شده است. | ………… | ………… | |
| فهرست تماس‌های اضطراری برگزارکننده، پیمانکار، برق/اینترنت و مسئول عملیات آماده است. | ………… | ………… | |
| جلسه کوتاه روز اول و پیام هماهنگی نهایی در گروه تیم ارسال شده است. | ………… | ………… |
بخش دوم | حین نمایشگاه
۱۱. شروع هر روز و کنترل عملیات
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| مسئول شیفت پیش از بازشدن نمایشگاه حاضر شود و غرفه را از نظر نظافت، ایمنی، تجهیزات و نظم بررسی کند. | ………… | ………… | |
| اینترنت، برق، دمو، نمایشگر، QR، فرم ثبت لید و نسخه پشتیبان در ابتدای روز تست شوند. | ………… | ………… | |
| جلسه ایستاده ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای برگزار شود: هدف روز، قرارها، اولویت‌ها، تغییرات و نقش‌ها. | ………… | ………… | |
| موجودی بروشور، هدایا، آب و اقلام مصرفی کنترل شود. | ………… | ………… | |
| تغییرات برنامه، پیام‌های برگزارکننده و وضعیت رقبا/بازدیدکنندگان به تیم منتقل شود. | ………… | ………… | |
| در پایان هر شیفت، تجهیزات، اقلام، داده‌های ثبت‌شده و موارد باز تحویل رسمی شوند. | ………… | ………… |
بخش دوم | حین نمایشگاه
۱۲. جذب و مدیریت بازدیدکننده
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| اعضای تیم فعال و در دسترس باشند؛ از تجمع پشت میز، نگاه مداوم به موبایل و گفت‌وگوی داخلی طولانی پرهیز شود. | ………… | ………… | |
| شروع مکالمه کوتاه، طبیعی و متناسب با مخاطب باشد؛ به بازدیدکننده فشار وارد نشود. | ………… | ………… | |
| نیاز، نقش تصمیم‌گیری، اندازه شرکت، زمان‌بندی و مسئله اصلی با پرسش‌های کوتاه شناسایی شود. | ………… | ………… | |
| لید نامرتبط با احترام راهنمایی شود و زمان تیم صرف مکالمه کم‌ارزش نشود. | ………… | ………… | |
| برای مخاطب واجد شرایط، دمو یا گفت‌وگوی مناسب و اقدام بعدی پیشنهاد شود. | ………… | ………… | |
| صف بازدیدکنندگان مدیریت شود؛ مکالمه کوتاه برای غربالگری و فضای جدا برای مذاکره جدی استفاده شود. | ………… | ………… | |
| قول‌ها، قیمت‌های ویژه و تخفیف‌ها فقط در محدوده اختیار مصوب داده شوند. | ………… | ………… | |
| بازخوردهای تکرارشونده، اعتراض‌ها و پرسش‌های جدید ثبت و روزانه به مسئول مربوط منتقل شوند. | ………… | ………… | |
| در صورت ازدحام، مسئول مشخصی برای استقبال و مسئول دیگری برای ثبت اطلاعات تعیین شود. | ………… | ………… |
بخش دوم | حین نمایشگاه
۱۳. کیفیت ثبت لید و تعیین قدم بعدی
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| اطلاعات تماس و نام شرکت در حد امکان همان لحظه کنترل شوند. | ………… | ………… | |
| یادداشت مکالمه شامل نیاز، مسئله، محصول مورد علاقه، اعتراض و زمینه تماس بعدی باشد. | ………… | ………… | |
| اولویت لید بر اساس معیار توافق‌شده تعیین شود، نه صرفاً میزان علاقه ظاهری یا طول مکالمه. | ………… | ………… | |
| برای لیدهای مهم، مالک، اقدام بعدی و تاریخ دقیق پیگیری ثبت شود. | ………… | ………… | |
| جلسه‌های بعدی در تقویم ثبت و دعوت‌نامه در صورت امکان همان‌جا ارسال شود. | ………… | ………… | |
| منبع نمایشگاه و کمپین روی هر رکورد ثبت شود تا گزارش‌گیری بعدی معتبر باشد. | ………… | ………… | |
| از ثبت اطلاعات حساس و غیرضروری خودداری و رضایت لازم برای تماس رعایت شود. | ………… | ………… | |
| ثبت‌های ناقص، تکراری یا نامعتبر در طول روز بازبینی شوند. | ………… | ………… | |
| در پایان هر روز، داده‌های کاغذی/آفلاین به سامانه منتقل و با رکوردهای موجود تطبیق داده شوند. | ………… | ………… |
بخش دوم | حین نمایشگاه
۱۴. مدیریت تیم و عملکرد روزانه
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| یک مسئول مشخص به‌صورت دوره‌ای عملکرد تیم و پوشش غرفه را مشاهده کند. | ………… | ………… | |
| شاخص‌ها به‌صورت روزانه پایش شوند: گفت‌وگو، لید واجد شرایط، دمو، جلسه، فرصت و کیفیت داده. | ………… | ………… | |
| تعداد لید به‌تنهایی معیار موفقیت تلقی نشود؛ کیفیت و پیشرفت به مرحله بعد هم بررسی شود. | ………… | ………… | |
| جلسه پایان روز برگزار شود: چه چیزی جواب داد، چه چیزی جواب نداد و فردا چه تغییری لازم است؟ | ………… | ………… | |
| اعتراض‌های پرتکرار و جملات مؤثر ثبت و در صورت نیاز به تیم منتقل شوند. | ………… | ………… | |
| شیفت‌ها و استراحت‌ها رعایت شوند تا خستگی، بی‌حوصلگی و افت کیفیت تعامل کاهش یابد. | ………… | ………… | |
| مسائل عملیاتی و شکایت بازدیدکننده سریع به مالک مربوط ارجاع داده شوند. | ………… | ………… |
بخش دوم | حین نمایشگاه
۱۵. برند، محتوا و ارتباطات حین رویداد
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| محتوا و تصاویر طبق برنامه منتشر شوند و اطلاعات رویداد و تگ‌ها درست باشند. | ………… | ………… | |
| برای عکس‌برداری یا انتشار تصویر افراد، رضایت و سیاست سازمان رعایت شود. | ………… | ………… | |
| پیام‌ها و ادعاهای عمومی با پیام اصلی برند هم‌راستا باشند. | ………… | ………… | |
| قرارهای رسانه‌ای، مشتریان مهم و شرکا به مسئول مشخص ارجاع شوند. | ………… | ………… | |
| از ثبت لحظه‌های مهم، پرسش‌های پرتکرار و بازخوردهای قابل استفاده برای محتوای بعدی اطمینان حاصل شود. | ………… | ………… | |
| در صورت بروز مشکل یا انتقاد عمومی، فقط سخنگوی تعیین‌شده پاسخ رسمی بدهد. | ………… | ………… |
بخش دوم | حین نمایشگاه
۱۶. کنترل هزینه، ریسک و تجربه
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| هزینه‌های روزانه همراه با رسید و دلیل ثبت شوند. | ………… | ………… | |
| موجودی اقلام و تجهیزات ارزشمند در شروع و پایان روز کنترل شود. | ………… | ………… | |
| مسیرهای خروج، کابل‌ها، پایه‌ها و تجهیزات از نظر ایمنی بررسی شوند. | ………… | ………… | |
| آب، تهویه، نظافت، سروصدا و راحتی فضای گفت‌وگو پایش شود. | ………… | ………… | |
| رخدادها، خرابی‌ها، شکایت‌ها و تصمیم‌های اضطراری همراه با زمان و اقدام ثبت شوند. | ………… | ………… | |
| در صورت اختلال مهم، برنامه جایگزین اجرا و پیام لازم به تیم/مخاطبان داده شود. | ………… | ………… |
بخش سوم | بعد از نمایشگاه
۱۷. پیگیری سریع لیدها
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| تا پایان روز نمایشگاه یا حداکثر صبح روز کاری بعد، همه لیدها وارد سامانه و کنترل کیفیت شوند. | ………… | ………… | |
| لیدهای داغ و قرارهای از پیش تعیین‌شده در اولویت پیگیری همان روز قرار گیرند. | ………… | ………… | |
| برای لیدهای A/B/C، زمان پاسخ و توالی پیگیری متناسب تعریف و به مالک اعلام شود. | ………… | ………… | |
| پیام پیگیری به مکالمه واقعی غرفه ارجاع دهد؛ از پیام عمومی و بی‌ارتباط پرهیز شود. | ………… | ………… | |
| برای هر لید، قدم بعدی مشخص باشد: تماس، جلسه، دمو، ارسال پیشنهاد، ارجاع فنی یا بستن پرونده. | ………… | ………… | |
| قرارهای رزروشده تأیید و در تقویم ثبت شوند. | ………… | ………… | |
| رکوردهای تکراری، ناقص، بدون مالک یا بدون اقدام بعدی شناسایی و اصلاح شوند. | ………… | ………… | |
| لیدهای نامرتبط با دلیل مشخص دسته‌بندی شوند تا در گزارش کیفیت مخدوش‌کننده نباشند. | ………… | ………… | |
| توالی پیگیری و مسئولیت بازاریابی/فروش/پشتیبانی روشن باشد؛ لید بین تیم‌ها رها نشود. | ………… | ………… |
بخش سوم | بعد از نمایشگاه
۱۸. فرصت فروش و تبدیل
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| جلسه‌های انجام‌شده، دموها، پیشنهادهای ارسال‌شده و فرصت‌های ایجادشده جداگانه ثبت شوند. | ………… | ………… | |
| برای هر فرصت، نیاز، ارزش تقریبی، تصمیم‌گیرنده، زمان تصمیم و ریسک‌ها ثبت شوند. | ………… | ………… | |
| مخاطبان کلیدی و مشتریان بالقوه با برنامه حساب‌محور پیگیری شوند. | ………… | ………… | |
| پیشنهادهای قیمت و محتوای ارسال‌شده متناسب با گفت‌وگوی غرفه شخصی‌سازی شوند. | ………… | ………… | |
| دلایل عدم تبدیل، تعویق یا رد پیشنهاد ثبت و تحلیل شوند. | ………… | ………… | |
| در بازه‌های ۷، ۱۴، ۳۰ و ۶۰ روزه وضعیت تبدیل و پیشرفت فرصت‌ها مرور شود. | ………… | ………… | |
| اعتبار فروش منتسب به نمایشگاه با قواعد روشن و بدون دوباره‌شماری محاسبه شود. | ………… | ………… |
بخش سوم | بعد از نمایشگاه
۱۹. جمع‌آوری، تسویه و بستن عملیات
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| تجهیزات، سازه، اقلام باقی‌مانده و وسایل شخصی طبق فهرست جمع‌آوری و شمارش شوند. | ………… | ………… | |
| خسارت، کسری، خرابی یا اقلام تحویل‌نشده مستند و پیگیری شود. | ………… | ………… | |
| غرفه طبق مقررات تحویل داده و تأییدیه خروج/تحویل دریافت شود. | ………… | ………… | |
| فاکتورها، رسیدها، تنخواه و هزینه‌های واقعی جمع‌آوری و با بودجه مصوب مقایسه شوند. | ………… | ………… | |
| مطالبات، پرداخت‌های باز و تعهدات پیمانکاران پیگیری شوند. | ………… | ………… | |
| فایل‌ها، عکس‌ها، ویدئوها، فهرست مخاطبان و اسناد قرارداد در محل مشترک ذخیره شوند. | ………… | ………… | |
| دسترسی‌های موقت، حساب‌ها یا ابزارهای اختصاصی رویداد در صورت نیاز جمع‌بندی یا غیرفعال شوند. | ………… | ………… |
بخش سوم | بعد از نمایشگاه
۲۰. تحلیل عملکرد و بازگشت سرمایه
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| گزارش نهایی در برابر هدف‌های اولیه تهیه شود و انحراف‌ها با دلیل توضیح داده شوند. | ………… | ………… | |
| هزینه کل واقعی و هزینه به‌ازای هر لید، لید واجد شرایط، جلسه و فرصت فروش محاسبه شود. | ………… | ………… | |
| نرخ تبدیل بازدیدکننده به لید، لید به لید واجد شرایط، لید به جلسه و جلسه به فرصت بررسی شود. | ………… | ………… | |
| ارزش فرصت‌های فروش، فروش قطعی، حاشیه سود و درآمد منتسب در بازه مناسب بررسی شود. | ………… | ………… | |
| بازگشت سرمایه (ROI) با تعریف شفاف هزینه و درآمد محاسبه شود؛ فرصت بالقوه با درآمد قطعی یکی گرفته نشود. | ………… | ………… | |
| عملکرد بر اساس کانال جذب، روز، شیفت، نوع مخاطب و فعالیت قابل اندازه‌گیری تفکیک شود. | ………… | ………… | |
| کیفیت لیدها و دلایل رد صلاحیت بررسی شود؛ تعداد خام به‌تنهایی مبنای قضاوت نباشد. | ………… | ………… | |
| نتایج با نمایشگاه‌های قبلی یا اهداف مبنا مقایسه شوند، در صورت وجود داده قابل اتکا. | ………… | ………… | |
| مواردی که باید تکرار، متوقف یا اصلاح شوند مستند شوند. | ………… | ………… | |
| جلسه مرور پس از رویداد با فروش، بازاریابی، عملیات و مدیریت برگزار و اقدامات بعدی مالک‌دار شوند. | ………… | ………… |
بخش سوم | بعد از نمایشگاه
۲۱. رابطه‌سازی و استفاده مجدد از خروجی‌ها
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| از مخاطبان مهم، مشتریان، شرکا و برگزارکننده بابت ملاقات یا همکاری تشکر شود. | ………… | ………… | |
| محتوای تولیدشده به محتوای وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی، خبرنامه یا آموزش فروش تبدیل شود. | ………… | ………… | |
| پرسش‌ها و اعتراض‌های پرتکرار به‌روزرسانی FAQ، پیام فروش و محتوای آموزشی کمک کنند. | ………… | ………… | |
| بازخورد مشتریان و ایده‌های محصول به مالک محصول/خدمات منتقل شوند. | ………… | ………… | |
| فهرست شرکا و ارتباطات ارزشمند با یادداشت زمینه ارتباط به‌روز شود. | ………… | ………… | |
| درس‌آموخته‌ها و نسخه نهایی چک‌لیست برای رویداد بعدی نگهداری شود. | ………… | ………… |
پایش و گزارش عملکرد
داشبورد پیشنهادی نمایشگاه
این شاخص‌ها را پیش از رویداد تعریف کنید و مقدار هدف، مقدار واقعی و منبع داده را ثبت کنید. برای نمایشگاه‌هایی که هدفشان فروش مستقیم نیست، شاخص‌های نامرتبط را حذف کنید.
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| تعداد بازدیدکنندگان/تعامل‌های معنادار | ………… | ………… | |
| تعداد لید خام و لید واجد شرایط | ………… | ………… | |
| تعداد لیدهای A / Hot | ………… | ………… | |
| تعداد دموها و جلسات برگزارشده | ………… | ………… | |
| تعداد جلسات رزروشده برای بعد از نمایشگاه | ………… | ………… | |
| تعداد فرصت‌های فروش ایجادشده و ارزش تقریبی آن‌ها | ………… | ………… | |
| تعداد پیشنهادهای قیمت و فروش قطعی | ………… | ………… | |
| نرخ تبدیل لید به لید واجد شرایط | ………… | ………… | |
| نرخ تبدیل لید واجد شرایط به جلسه/فرصت | ………… | ………… | |
| هزینه کل، هزینه هر لید واجد شرایط و هزینه هر فرصت | ………… | ………… | |
| درآمد قطعی و حاشیه سود منتسب در بازه گزارش | ………… | ………… | |
| درصد لیدهای دارای مالک و اقدام بعدی مشخص | ………… | ………… | |
| درصد لیدهای پیگیری‌شده در SLA تعیین‌شده | ………… | ………… | |
| رضایت/بازخورد مخاطبان و درس‌آموخته‌های کلیدی | ………… | ………… |
مرور و ثبت تصمیم‌های نهایی
جلسه جمع‌بندی نهایی | فرم ثبت تصمیم‌ها
| انجام شد | اقدام / معیار بررسی | مسئول | مهلت |
|---|---|---|---|
| سه کاری که بیشترین اثر مثبت داشت: ................................................................................ | ………… | ………… | |
| سه مسئله یا خطای مهم: ..................................................................................................... | ………… | ………… | |
| مهم‌ترین بازخورد مشتریان: ................................................................................................ | ………… | ………… | |
| بزرگ‌ترین فرصت فروش/همکاری ایجادشده: ............................................................................. | ………… | ………… | |
| چه چیزی را در نمایشگاه بعدی تکرار می‌کنیم؟ ....................................................................... | ………… | ………… | |
| چه چیزی را متوقف یا تغییر می‌دهیم؟ .................................................................................... | ………… | ………… | |
| اقدام بعدی | مسئول | مهلت: ................................................................................................ | ………… | ………… | |
| تاریخ جلسه مرور و مسئول تهیه گزارش: ................................................................................ | ………… | ………… |
یادآوری اجرایی: چک‌لیست زمانی ارزش دارد که هر مورد مالک، مهلت، معیار تکمیل و وضعیت داشته باشد. موارد حیاتی مثل ثبت لید، تعیین قدم بعدی، تست دمو و برنامه جایگزین را صرفاً به تأیید شفاهی محدود نکنید.